Vous avez un projet prometteur, un projet ambitieux et plein d’avenir, mais hésitez à incorporer votre entreprise, ou avez simplement des questions auxquelles vous ne trouvez pas réponse concernant l’incorporation d’entreprise? Vous êtes au bon endroit. Ici, on vous explique comment incorporer une entreprise, pourquoi choisir l’incorporation, quels peuvent en être les inconvénients, qui peut incorporer une entreprise, et plus encore!
Pourquoi incorporer une entreprise?
Entreprendre, ce n’est pas pour tout le monde, mais quand on s’y met sérieusement et qu’on a confiance en ses projets, ça peut rapporter gros! L’entrepreneuriat, c’est du risque et du temps à investir, mais c’est aussi la liberté de construire quelque chose auquel on s’identifie, de prendre ses propres décisions et d’empocher plus de profits. Les bénéfices financiers, décisionnels, créatifs, de flexibilité et d’autonomie sont autant de raisons pour lesquelles entreprendre peut être une excellente idée.
Les entreprises incorporées constituent une forme juridique d’entreprise pouvant être particulièrement avantageuse pour les entrepreneurs qui croient réellement en leurs capacités et qui n’ont pas froid aux yeux. Pourquoi incorporer son entreprise? Eh bien, tout simplement parce que les différents avantages liés à l’incorporation de votre entreprise pourraient beaucoup mieux vous convenir que ceux qui correspondent aux autres types d’entreprises. Mais encore faut-il savoir comment incorporer une entreprise et ce que cela implique.
Avantages de l'incorporation
Les avantages de s’incorporer en société peuvent être nombreux et non négligeables! En voici quelques-uns.
1 - Emprunts de capitaux
En premier lieu, il faut savoir que les sociétés par actions (ou corporations/sociétés incorporées/entreprises incorporées/compagnies) peuvent, en général, emprunter plus de capitaux et à de plus bas taux que les particuliers et que les autres formes de sociétés. Cela est particulièrement intéressant pour les projets de plus grande envergure qui demandent plus de capital!
2 - Taux d'imposition avantageux
En second lieu, les sociétés incorporées peuvent souvent bénéficier de taux d’impôts sur les revenus qui, par rapport à ceux des autres types d’entreprises et des particuliers, sont beaucoup moins élevés. Les salaires et les dividendes, soit seulement l’argent «distribué» par la compagnie (celui qui en sort), sont les seuls montants pouvant être imposés. Si les fonds «restent» dans l’entreprise et circulent à l’interne, ils ne seront pas imposables.
3 - La société incorporée, une personne morale à part entière
En troisième lieu, puisqu’une société par actions constitue une personne morale à part entière, soit une entité distincte de ses membres, actionnaires et fondateurs, avec sa propre personnalité juridique, elle est considérée comme étant la seule responsable de ses obligations, de ses dettes et de ses actions. De cette manière, c’est au pourcentage des actions de l’entreprise qu’ils possèdent que se limite la responsabilité personnelle des actionnaires.
Ceci implique également que la société puisse continuer d’exister et de fonctionner correctement même dans le cas où son ou ses fondateurs décéderaient ou ne seraient plus en mesure d’exercer leurs fonctions/activités au sein de la compagnie. En effet, la société par actions, en tant qu’entité juridique distincte, n’a, contrairement à bien d’autres types d’entreprises, pas besoin que ses fondateurs soient encore en vie pour survivre. Dans le cas d’une entreprise intergénérationnelle, cela est un avantage particulièrement intéressant!
4 - Diverses sources de revenus
Il est également important de garder en tête que les sociétés incorporées possèdent plus de façons différentes d’obtenir des revenus que les autres types d’entreprises. Cela peut être un grand avantage pour les entrepreneurs les plus audacieux, car beaucoup plus de possibilités de générer des revenus de façons créatives et originales s’offrent alors à eux. Quand on sait tirer son épingle du jeu, les profits peuvent augmenter très rapidement grâce à la société par actions!
Inconvénients de l'incorporation
Malgré cela, ce serait mentir que d’affirmer que la société incorporée ne vient jamais avec quelques inconvénients.
D’abord, il est pertinent de noter que, généralement, créer et gérer une société par actions nécessite au départ plus de fonds et est relativement plus complexe à mettre en place que les autres types d’entreprises. Bien que, comme mentionné plus haut, il soit plus facile pour une compagnie incorporée d’emprunter des capitaux à intérêts plus bas, les finances restent un aspect souvent délicat des nouvelles entreprises qui ne réussissent pas à «partir la machine» assez rapidement après leur création. De plus, l’incorporation d’une entreprise vient avec son lot de procédures administratives très nombreuses, parfois longues et compliquées, pour lesquelles il faut alors souvent demander de l’aide à un comptable, un notaire ou un avocat (voir plus bas).
Par la suite, en fondant sa propre compagnie, il faut s’assurer d’être prêt à gérer à la fois ses employés, leurs dirigeants, le conseil d’administration et ses actionnaires. La structure interne d’une société par actions est plus complexe que celle des autres types d’entreprises, et requiert une bonne gestion ainsi que beaucoup de temps.
Ainsi, l’incorporation d’une entreprise comporte bel et bien des inconvénients, mais il ne s’agit là de rien de majeur pour ceux à qui l’écosystème entrepreneurial ne fait pas peur, et qui sont prêts à s’investir pour réaliser leurs projets de rêve. Quand on sait comment incorporer une entreprise et comment bien la gérer et la faire prospérer à long terme, les possibilités sont quasi infinies. Quand on veut, on peut!
Qui peut incorporer une entreprise?
Techniquement, n’importe qui peut incorporer une entreprise, et ce, que ce soit une personne morale ou physique, du moment qu’il a un bon projet qui tienne. En effet, toutes les ressources et tous les formulaires nécessaires sont mis à la disposition du public sur internet. Toutefois, il est fortement recommandé, avant de se lancer sans l’aide d’un professionnel dans ce processus, de posséder de bonnes connaissances préalables concernant les exigences réglementaires et légales s’appliquant à la création et à la gestion des entreprises, car la procédure peut être longue et très complexe par moments. Ainsi, il est conseillé de demander l’aide d’un spécialiste afin d’incorporer une entreprise, comme un notaire, un comptable ou un avocat qui puisse vous donner un coup de main pour les démarches administratives. Cela pourrait également vous être très utile pour éviter de futures complications au niveau légal.
Il est possible d’incorporer une entreprise seul, mais il peut être plus aisé, surtout lorsqu’on a des partenaires d’affaires, de le faire à plusieurs. Au Québec, pour incorporer une entreprise, il n’est pas nécessaire d’avoir la nationalité canadienne ou de résider sur le territoire québécois. En revanche, les représentants légaux et les administrateurs de la société par actions, eux, doivent obligatoirement résider au Québec.
Comment incorporer une entreprise soi-même?
Comme nous venons de le voir, contrairement à ce que l’on pourrait penser, avec assez de persévérance, il est tout à fait possible d’incorporer une entreprise, et ce, qui que l’on soit, tant et aussi longtemps que l’on a un projet qui tienne la route. Vient alors la question suivante: comment incorporer son entreprise soi-même?
On peut d’abord évaluer quelles sont les étapes légales à suivre afin d’incorporer une entreprise, de manière à déblayer un peu le processus et à mieux le comprendre.
Nom de l'entreprise et documentation
Il faut premièrement trouver un nom, disponible et valide, à donner à sa société par actions. Vous pouvez consulter le registre des entreprises du Québec juste ici afin de savoir si le nom que vous souhaitez donner à votre entreprise est valide ou non.
Il faudra également trouver et préparer toute la documentation que nécessite la création du statut de constitution de la société. Les noms et adresses des différents membres de l’organisation, des actionnaires et des membres du conseil d’administration, ainsi que l’adresse du siège social de la compagnie, seront alors requis. Il est possible de retrouver ici diverses instructions pour la création des statuts constitutifs d’entreprises.
Incorporation au Québec (provincial) ou au Canada (fédéral)?
Par la suite, il faut choisir si l’on souhaite incorporer son entreprise au provincial ou plutôt au fédéral. Selon ce que l’on recherche et les projets que l’on a pour sa future entreprise, l’incorporation au fédéral et l’incorporation au provincial ont tous deux des avantages et inconvénients différents.
Incorporer une entreprise au provincial
Il est important de prendre en compte le fait que l’incorporation au provincial coûte, de manière générale, moins cher que l’incorporation au fédéral. Vous pouvez consulter les tarifs au Québec pour les sociétés par actions en vous rendant sur cette page du Registraire des Entreprises du Québec. Il s’agit aussi d’un processus moins compliqué, puisque les démarches administratives à compléter sont moins nombreuses et moins longues. C’est également plus rapide que l’incorporation fédérale. De plus, si certaines conditions spécifiques sont remplies, s’incorporer au provincial permet de ne pas constituer de conseil d’administration si on préfère ne pas le faire. En revanche, cela nécessite des permis supplémentaires si l’on veut faire affaire dans d’autres provinces canadiennes, et il faut, pour s’incorporer en société au Québec, que le siège social soit situé sur le territoire québécois. Enfin, l’émission d’actions est réglementée différemment selon là ou l’on décide d’incorporer l’entreprise.
Incorporer une société au fédéral
De son côté, l’incorporation au fédéral coûte, en général, plus cher, entre autres parce qu’il faut, si on veut pouvoir faire affaire au Québec, payer son immatriculation au Registraire des Entreprises du Québec en plus des frais de constitution pour sa société. Ces frais peuvent être trouvés sur cette page du site de Corporations Canada. Bien que l’incorporation au niveau fédéral soit également plus longue et complexe, il est pertinent de noter qu’elle peut protéger le nom de l’entreprise et de faire des affaires à travers le Canada tout entier (bien que l’obtention d’un permis supplémentaire puisse être demandé dans certaines provinces). De plus, ce type d’incorporation permet d’installer son siège social là où on le veut au Canada. Toutefois, en s’incorporant au Québec, il faut s’assurer de tenir à jour les informations de sa société auprès non seulement de Corporations Canada, mais aussi du Registraire des Entreprises du Québec.
L’incorporation au fédéral et l’incorporation au provincial possèdent toutes deux des avantages et des inconvénients qui leur sont propres… À vous de voir quel modèle est le plus avantageux pour votre projet!
Étapes d'officialisation de la corporation
Une fois que toutes les étapes précédentes ont été complétées et que toutes les décisions dont nous avons parlé plus haut ont été prises, il est temps, afin d’officialiser l’incorporation de l’entreprise, de soumettre le statut constitutif de la future compagnie, soit sur le site de Corporations Canada, soit sur celui du Registraire des Entreprises du Québec. En bref, les dernières étapes consistent à payer les frais d’officialisation de l’inscription, puis à prendre connaissance du certificat de constitution de l’entreprise, preuve de son enregistrement officiel, ainsi que de son numéro d’entreprise (NE) ou de son numéro d’entreprise du Québec (NEQ) qui lui aura été attribué. Il est à noter que les délais d’incorporation d’une entreprise peuvent varier, allant de quelques jours à un mois au maximum.
Suite à cela, tout ce qu’il devrait rester sur la liste de choses à faire pour mettre sur pied son entreprise incorporée devrait être la gestion de la structure interne de la compagnie (entre autres, le conseil d’administration), et l’obtention des permis nécessaires selon le secteur d’activité.
Faire appel à des professionnels pour son entreprise incorporée?
Comme nous l’avons vu plus haut, il est tout à fait possible d’incorporer une entreprise soi-même, tant et aussi longtemps que l’on a la discipline, la persévérance, le sérieux et le professionnalisme nécessaires pour le faire. Cependant, s’incorporer seul, sans notaire, sans avocat et sans autre aide professionnelle spécialisée, peut se révéler très complexe, épuisant et fastidieux, en plus d’augmenter les possibilités d’oublier quelque chose au fil du processus, et de priver la future société incorporée de nombreux avantages qui pourraient lui offrir une base beaucoup plus solide dès ses débuts.
Pourquoi faire appel à un avocat ou à un notaire pour l’incorporation d’une entreprise?
1 - Éviter les risques
D’abord, même si cela peut sembler évident, il est important de le rappeler: un notaire, un avocat ou un autre expert spécialiste du domaine, peut aider l’entrepreneur à bien saisir toutes les implications de l’incorporation, et à se protéger d’avance des divers inconvénients légaux qui pourraient survenir au cours de la période d’activité de l’entreprise. Sans faire appel à un tel professionnel, l’entrepreneur s’expose à beaucoup de risques potentiels (qui dépendent évidemment de chaque situation). Une fois que le statut de constitution est complété et signé, on peut difficilement le changer; il est donc crucial de s’assurer de ne rien oublier avant de le signer… Ce qui est beaucoup plus facile en faisant appel à un notaire ou à un avocat.
2 - Le livre de société, une obligation légale
Lorsqu’on procède soi-même à l’incorporation de sa société par actions, on ne reçoit pas directement le livre de société, qui doit toutefois être tenu au siège social de l’entreprise et mis à jour régulièrement, et qui doit renfermer diverses informations importantes concernant la compagnie, comme son règlement intérieur, les résolutions des actionnaires, les résolutions des assemblées, les coordonnées des administrateurs, des informations sur les actionnaires, etc. Garder ce livre, à jour et contenant toutes les informations nécessaires, au sein du siège social de l’entreprise, toujours prêt à la consultation, est une obligation légale. Un notaire ou un avocat peut s’occuper de ce livre et de sa mise à jour, voire vous aider à produire les documents qu’il contient.
3 - Des petits détails qui peuvent coûter cher
Ensuite, beaucoup d’entrepreneurs qui décident de s’incorporer par eux-mêmes omettent de prendre en compte des détails cruciaux qui peuvent leur coûter cher par la suite – il faut dire qu’il y a, effectivement, beaucoup d’éléments à prendre en compte dans ce processus, surtout pour quelqu’un dont ce n’est pas le métier et qui est déjà bien occupé avec ses propres activités professionnelles. Par exemple, saviez-vous que si vous décidez d’incorporer votre société par actions au Québec, le nom de l’entreprise doit se soumettre aux règles de la Charte de la langue française, sans quoi vous vous exposez à de nombreux risques juridiques? La loi grouille de petits détails pernicieux du même genre, et un notaire ou un avocat spécialisé en la matière pourra vous aider à naviguer là-dedans pour ne rien omettre.
De plus, il n’est pas rare, lorsque les actionnaires ou les administrateurs d’une compagnie sont nombreux, que des altercations aient lieu sur la base de désaccords de diverses natures, ce qui peut être difficile à démêler sans l’aide d’un avocat ou d’un notaire. Grâce à un professionnel spécialisé, des ententes peuvent être mises sur pied pour prévenir ce genre de malentendus, qui peuvent autrement aussi coûter très cher à une jeune société par actions.
En résumé, faire appel à un spécialiste pour incorporer une entreprise...
En résumé, faire appel à un avocat ou à un notaire pour incorporer une entreprise présente de nombreux avantages, principalement en rapport avec la gestion des formalités administratives, la rédaction des documents juridiques officiels, la réduction des risques à court, moyen et long termes et la gestion de la structure interne de l’entreprise. Évidemment, c’est sans compter tous les conseils juridiques que le professionnel peut fournir à l’entrepreneur grâce à ses connaissances approfondies du sujet, permettant notamment de maximiser les bénéfices en fonction des spécificités et de la structure de l’entreprise, et d’éviter les incidents et les pertes. Grâce à l’aide d’un notaire ou d’un avocat spécialisé en incorporation d’entreprises, rien n’est laissé au hasard, et vous êtes au courant de tout!
Un accompagnement professionnel pour une société incorporée pérenne!
Savoir comment incorporer une entreprise, c’est bien… Mais être en mesure de la faire évoluer et prospérer à long terme par la suite, c’est mieux!
Chez Ton Consultant, cela fait plus de dix ans que nous accompagnons sans relâche de nombreuses entreprises nouvellement incorporées dans la croissance de leurs affaires et le développement de leurs tactiques de marketing. Nous connaissons très bien le monde de l’entrepreneuriat et des sociétés incorporées, et sommes de véritables experts en ce qui concerne le marketing pour les jeunes entreprises. Besoin d’un site internet, d’un coup de main pour votre publicité, d’un design de logo / de cartes d’affaires, ou encore d’arriver plus souvent premier sur Google afin d’obtenir plus de clients? Nous sommes là pour vous.
Pour ce qui est de l’incorporation en elle-même, nous serons heureux de répondre à vos questions sur le sujet si vous en avez, et pouvons même vous référez à des avocats ou des notaires spécialistes du domaine qui vous aideront à naviguer l’entièreté du processus.
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