Lorsque l’on contacte une multinationale, nous tombons sur un menu à numéro. Ensuite, une petite musique nous aide à patienter avant d’être répondu. Finalement, nous serons servis par une personne qui pourrait être au bout du monde. Ce processus est la téléphonie IP pour entreprise, ou dans son sens plus technique, VoIP (Voice Over Internet Protocole).
La téléphonie IP, de quoi s’agit-il?
Il s’agit d’une installation qui a pour optique de favoriser l’expérience client et l’efficacité de l’entreprise à répondre aux appels. L’idée c’est que la réponse sera faite directement par une personne capable de répondre aux questions. Cette personne sera capable de gérer l’attente et le menu. Autrefois, la ligne téléphonique que nous possédions était directement reliée à une centrale. Ce qui avait pour conséquence d’appeler sur une seule ligne fixe. Donc, il était impossible de répondre à plusieurs appels à la fois, et cela valait aussi pour les entreprises.
Avec la téléphonie IP pour entreprise c’était directement dans ses branchements qu’il y avait un changement. Au lieu de faire passer un appel sur une seule ligne téléphonique, nous pouvons créer un réseau d’appels. Autrement dit, 50 personnes pourront simultanément contacter la même compagnie, au même numéro.
Exemple concret de l’usage de la téléphonie IP pour entreprise
Supposons que vous tentiez d’appeler une compagnie nommée « téléphones en herbe ». Le siège social de ladite compagnie est situé au Brésil.
Un même numéro pour une infinité d’appels
Vous remarquerez que vous téléphoniez de Montréal ou de Québec, le numéro sera le même. Puis, comme c’est une entreprise multinationale, vous vous doutez que vous ne serez pas le seul à tenter d’appeler. Vous composez donc le numéro et vous tombez immédiatement sur un beau message d’introduction de la compagnie, vous remerciant de votre appel.
Un menu pour s’assurer d’un meilleur service
Un menu à numéro vous sera dicté. La première question, souvent la plus fréquente : « Appuyez sur le 1 pour le service en français et le deux pour un service en Anglais ».
Bien évidemment, la personne désirant un service francophone n’aura pas le même menu suivant que la personne voulant un service anglophone. Il en va de même pour le reste du menu. Supposons ici que vous demandez le service à la clientèle pour obtenir des questions sur la téléphonie. Un(e) agent(e) vous répondra donc après une douce musique d’attente et vous apprendrez, par curiosité, que la personne vit en France.
En résumé, vous appelez du Québec, une entreprise située au Brésil, tombé sur un menu à numéro qui vous transmettra à une personne capable de vous aider, dans cet exemple, en France.
Comme vous vous doutez, il n’y a pas une ligne fixe reliée à votre téléphone qui traversera 3 continents afin d’être répondu. L’objectif de la téléphonie IP est de transmettre votre appel sur des ondes internet qui pourront rejoindre ou recevoir des appels de partout dans le monde. Un menu à numéro a été créé par l’entreprise afin de vous transmettre, selon votre demande, au personnel dédié à cette tâche. Très facilement, une personne d’un pays peut contacter n’importe quelle entreprise à travers le monde par ce biais.
Quels sont les avantages de la téléphonie IP?
Il faut d’abord savoir que ce service peut s’offrir à toutes entreprises. Vous n’êtes pas obligé d’être une multinationale ou une grosse liquidité afin d’investir dans ce projet. Il est important d’adapter la téléphonie VoIP selon votre besoin et ce que vous désirez.
Nous pouvons compter plusieurs avantages clés. Ils ont su prouver au fil du temps qu’ils étaient rentables, efficaces et avec le moins de perte de temps possible.
Avoir un menu téléphonique à numéro
Ce système compte énormément d’avantages, mais surtout le tri de votre clientèle. En fonctionnant comme tel, vous pourriez réduire votre temps d’appel. Le transfert automatique des demandes d’assistance technique ou de service à la clientèle aux personnes que vous employez pour cela. En plus d’éviter les attentes, votre potentiel client aura une réponse beaucoup plus rapide par quelqu’un de qualifié. Vous sauverez donc beaucoup de temps, et vos employés en sauveront aussi.
File d’attente en gardant la ligne
Sans cela, vous client ne pourront que vous laisser un message ou pire, entendre la ligne sonner comme occupé. Avec le système de file d’attente, vos clients pourront patienter jusqu’à ce que quelqu’un puisse en prendre soin. À cela, vous pouvez ajouter des options comme celle de demander un rappel. Cela renforcera votre relation avec le client et sa satisfaction.
Coût moins élevé
Oui ! Nous parlons depuis le début d’efficacité, de rentabilité et nous ajoutons maintenant des coûts moindres. En effet, vos coûts d’appel seront réduits tandis que le tout s’ajoutera à votre facture d’internet. Une réduction des frais pourrait être très avantageuse surtout si l’outil principal de votre entreprise est le téléphone.
De plus, il est possible de trouver des frais interurbains plus avantageux en passant par une ligne VoIP.
Outils accessible et facile d’utilisation
Des outils comme les enregistrements d’appel, blocage d’appel nuisible, suivi par courriel des appels entrants et plusieurs autres options peuvent être intégrées au système de téléphonie VoIP afin que vous puissiez avoir un suivi rapproché ou même vous protéger en cas de plainte!
Combien coûte un investissement en téléphonie IP pour entreprise ?
Le tout dépendra de votre besoin et ce que vous recherchez et il nous est possible de vous aider à travers le processus. Quant au prix, cela va réellement dépendre de ce que vous recherchez exactement comme service. Nous pouvons toutefois vous mentionner que nos clients moyens, avec le renvoie renvoies vers des cellulaires, un menu intelligent et un répondeur dépenses approximativement $45,00/mois.
Que dois-je prendre en compte avant de me lancer ?
Plusieurs facteurs devront être validés afin que tout soit bien installé. Entre autres, il faudra confirmer votre connexion Internet. Comme vos nouvelles lignes téléphoniques passeront par là, il va être important de solidifier celle-ci avec une vitesse acceptable. Puis, il faudra voir à se procurer des téléphones comptables avec le nouveau système téléphonique.
Pourquoi devrais-je investir dans ce service ?
Après avoir passé en revue les nombreux avantages que la téléphonie VoIP procurait, il est important de savoir que l’avenir de la téléphonie se dirige vers là. En effet, les vieux systèmes téléphoniques (comme le RTC) commencent à être délaissés pour laisser place à la VoIP qui représente une meilleure opportunité. En intégrant cette formule, vous vous assurez sur le long terme d’offrir un service au niveau téléphonique hors pair.
Quand devrais-je faire la transition ?
Le plus fréquemment, nous procédons aux changements lors d’un déménagement, une fin de contrat avec le fournisseur téléphonique, des coûts rendus trop élevés ou la création d’un nouveau département ou d’une nouvelle entreprise. En dehors de cela, rien ne vous empêche de faire la transition à tout moment.
En fait, le meilleur moment pour faire cela c’est : quand on en a besoin, pour moins répondre aux appels de clients, lors de l’embauche d’une secrétaire par exemple. Ou pour recevoir uniquement les appels pertinents et rediriger les autres à un employé. Bref, lorsqu’il y a une croissance et qu’une meilleure organisation est requise.
En résumé :
Le monde de la téléphonie, comme la technologie, évolue sans cesse et il est important pour chaque entreprise de garder un œil sur les nouveautés et toujours offrir un service client hors pair et cela comment au premier coup de fil de votre client. La téléphonie VoIP vous permet d’avoir une meilleure gestion de vos employés, un meilleur suivi, mais aussi faciliter l’accès à vos clients, si c’est le cas, partout dans le monde. En optant pour ce service, vous assurez également une rentabilité financière à court, comme à long terme et un retour sur investissement immédiat.
Conseils de pros
Nous vous conseillons, dans un premier temps, de trouver un professionnel de confiance avec qui vous pourrez avoir confiance et éviter des erreurs. En dehors de tout cela, il est important de valider chaque étape auprès de votre fournisseur, comme les tarifs, inclusions et exclusions. Il est primordial de vous assurer d’avoir, tel que mentionner, d’avoir une connexion internet assez rapide et stable et des outils de travail adapté pour la téléphonie VoIP.
Nous vous conseillons surtout de vous assurer d’avoir un technicien rapidement sur place en cas de bris ou coupure. Nous ne voudrions pas que vos lignes d’appels soient indisponibles trop longtemps.
Notre offre de service
En partenariat avec 2 fournisseurs de téléphonie IP, nous vous offrons de faire pour vous la recherche du meilleur prix et de vous encadrer dans votre transfert et la mise en place du numéro de votre entreprise.
Avec un coût par ligne significativement plus bas (environ 30 %) que par ligne mobile régulière, nous pourrions vous épargner une belle fortune. (Selon votre nombre de lignes évidemment)
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Plusieurs clients ont mis en place un système de répondeur intelligent afin de se sauver du temps ou ils ont acheté des numéros de téléphonie IP afin de s’afficher avec un numéro d’entreprises tout en recevant les appels sur leur téléphone cellulaire.
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