Lorsqu’on se lance en affaires, il y a énormément de petites tâches qu’il faut absolument faire. Répondre au téléphone, répondre aux courriels, effectuer des recherches sur le web ou bien corriger des textes, quelqu’un doit s’occuper de toutes ces tâches. Un assistant virtuel peut t’aider dans ton démarrage. Mais, que peux faire un assistant virtuel pour ton entreprise?
Grâce aux changements apportés par les récentes technologies et la popularisation du télétravail, les petites et moyennes entreprises peuvent désormais tirer profit d’équipes professionnelles capables de s’occuper de toutes ces tâches administratives.
C'est quoi un assistant virtuel?
Un assistant virtuel, c’est un assistant qui accompli toutes sortes de tâches communicationnelles et administratives en télétravail à distance. Il y en a plusieurs, les voici:
Communications
Que ce soit certaines communications avec des clients par téléphone ou par courriel, les assistants virtuels peuvent s’en occuper. En effet, à partir d’un script préétabli, un assistant virtuel est le premier point de contact au téléphone. Ça peut être pour gérer la prise de rendez-vous avec un client, répondre à certaines questions ou bien filtrer les appels aux bons membres de ton équipe. Par courriel, un assistant virtuel peut également relancer certains clients pour voir s’ils auraient besoin de ton entreprise à nouveau.
Mais, les communications, ce n’est pas qu’une question de téléphone et courriel. La présence en ligne est désormais primordiale afin d’être découvert. Donc, un assistant virtuel peut également gérer des médias socionumériques. En effet, relayer tes succès sur les plateformes de ton choix, annoncer des nouvelles importantes et même répondre à des commentaires sont toutes des tâches exécutées par un assistant virtuel.
Administration
Que peut faire un assistant virtuel? Plusieurs tâches administratives qui rendent la vie bien plus facile.
Parfois, des réunions ou des rencontres enregistrées sont importantes et tu souhaites que des membres de ton équipe aient un résumé. Un assistant virtuel peut faire ce résumé et le distribuer aux membres de ton équipe, ou il peut même retranscrire le verbatim de l’enregistrement.
De plus, il y a toute sorte de documents administratifs qui peuvent être partagés au sein d’une entreprise et vers l’extérieur. Être en mesure qu’il n’y ait pas de fautes d’orthographes, de grammaire, de ponctuation et de syntaxe est une des responsabilités offertes à un assistant virtuel. La qualité écrite de ces documents influence la perception de ton entreprise. Un autre élément qui influence positivement l’image de ton entreprise est la standardisation de tes documents. Effectivement, un assistant virtuel peut mettre en page tes documents et surtout s’assurer qu’ils soient tous uniformes. C’est-à-dire qu’ils ont une table des matières lorsqu’ils sont d’une certaine longueur, qu’ils aient la même police d’écriture, qu’ils soient paginés et tout autres technique pour améliorer leur lecture.
Quels sont les avantages d'un assistant virtuel?
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles une entreprise choisit d’engager un assistant virtuel. Pour plusieurs, c’est l’option qui a le plus de sens pour le service à la clientèle, l’efficacité et les coûts.
Un assistant virtuel, c’est un point de contact humain avec les clients
Maintenir le contact humain est primordial au sein des entreprises. À une époque où la technologie permet à plusieurs entreprises d’automatiser les appels et courriels grâce à l’intelligence artificielle et les robots, cette option peut sembler attrayante. Néanmoins, en 2019, l’entreprise CGS révélait que 86% de ses répondants préféraient parler avec un humain plutôt qu’un robot selon son propre sondage.
Si les clients préfèrent être en contact avec des humains, c’est que les qualités humaines ne peuvent être simulées par des intelligences artificielles. L’empathie, la sensibilité et la personnalisation des services ne pourront être remplacées par les technologies. Une équipe d’assistants virtuels va offrir ce contact humain de compassion qui sera préféré aux réponses programmées robotiques.
Les assistants virtuels représentent un gain de temps
Tu le sais, gérer une entreprise c’est beaucoup de boulot. Mais, c’est surtout beaucoup de sacrifices. En entrepreneuriat, il faut équilibrer entre l’attention donnée aux clients, l’attention donnée à ses employés, l’attention donnée à l’administration et sa propre vie personnelle.
Le temps que prennent les tâches administratives peut être paralysant. Le fait d’avoir une équipe d’assistants virtuels capable de s’en occuper te permet surtout de gagner du temps précieux. Grâce aux assistants virtuels, tu peux t’occuper de ce qui compte vraiment pour toi.
Un assistant virtuel, c’est un service compétent déjà formé
Alors que les pénuries de main-d’œuvre affectent la plupart des industries, c’est difficile de trouver des employés, les former et les retenir. En considérant le temps, l’énergie et l’argent que ça prend pour former un assistant, plusieurs compagnies se tournent vers l’alternative des entreprises spécialisées en assistants virtuels.
Effectivement, cette option permet d’éviter tous les maux de tête associés au marché du travail actuel et de maintenir une stabilité dans les services de ton entreprise. Plus besoin de gérer les portes tournantes d’employés qui rentrent et partent.
Un service clé en main qui répond à tes besoins
Travailler avec une équipe d’assistants virtuels peut changer la donne dans une entreprise. Si tu désires découvrir si c’est la solution appropriée à tes besoins, tu peux nous passer un coup de fil. C’est gratuit et la consultation c’est notre spécialité!
D’ailleurs, on offre le service d’assistants virtuels chez Ton Consultant. À 35$/heures, notre équipe d’assistants virtuels compétents est en mesure de gérer tes communications, tes réseaux sociaux, la mise en page de documents et plus encore. Tu paies pour les heures travaillées par l’équipe, pas plus! On a la capacité de t’aider à grandir ton entreprise pour que tu te concentres sur ce qui est réellement important.
Pour tous tes besoins en entreprise, Ton Consultant est là te faciliter la vie!
